Con el fin de facilitar la actualización y mantenimiento que establece la LOPD y el RMS, ProtecPLUS proporciona a los clientes que contraten los servicios de adecuación y mantenimiento una licencia de uso del software de protección de datos Gesdatos.
A continuación se explica brevemente las diversas funcionalidades de las que dispone dicha herramienta:
1. Gestión de los datos de la organización Permite la introducción y actualización de los datos de la organización.
2. Gestión de ficheros Permite identificar y registrar los ficheros en la aplicación, así como modificarlos y darlos de baja.
3. Gestión de personal: usuarios y responsables Mediante ésta se pueden gestionar los diferentes elementos personales de la organización.
Contempla diferentes niveles:
- Las figuras que contempla el RD 994/99: - Responsable del fichero - Responsables de seguridad - Usuarios
- Otras que se presentan como opcionales, pero que la práctica ha demostrado son útiles: - Gestores de fichero concreto - Usuarios de atención
4. Gestión de incidencias LOPD Permite gestionar las incidencias de forma automatizada, pudiendo así:
- Registrar las incidencias
- Generar informe de incidencias
- Confeccionar y modificar el procedimiento de gestión y notificación de incidencias
5. Gestión de copias de seguridad Permite identificar el procedimiento de copias de seguridad aplicadas en el/los sistemas de información de la propia organización y/o por terceros prestadores del servicio, así como el procedimiento para la recuperación o restauración de datos
6. Gestión de contraseñas Permite identificar el control de acceso lógico a nivel de red y aplicaciones del sistema, así como de los ficheros en tratamiento.
7. Gestión de soportes Permite el control e identificación de los dispositivos de almacenamiento empleados por la organización, sobre la localización de éstos y ficheros alojados.
8. Pruebas con datos reales Ofrece un mecanismo para llevar un control estricto de las pruebas con datos reales, recogiendo las medidas adoptadas sobre los ficheros tratados.
9. Ficheros temporales Permite identificar los ficheros temporales generados por la organización, y las medidas de seguridad adoptadas.
10. Controles periódicos Permite llevar un control automatizado sobre el cumplimiento de cada medida técnica y organizativa asignada a los Responsable/s.
11. Registro de accesos Permite realizar un control sobre los accesos efectuados a los ficheros con datos especialmente protegidos.
12. Gestión de tareas pendientes De forma automática la aplicación genera un registro de las tareas pendientes, derivadas de un control periódico no superado, de alguna incidencia sin resolver.
13. Registro de auditorias Permite llevar un registro de las auditorias, internas o externas, practicadas en la organización.
14. Generación del documento de seguridad La aplicación genera en formato PDF el Documento de Seguridad, donde están reflejadas todas las medidas técnicas y organizativas de la organización, según la información introducida.
15. Generación de manuales de usuarios y responsables Genera el manual con las obligaciones y funciones relativas a:
- Usuarios
- Responsables de Seguridad
- Gestores de Ficheros Concretos.